Teilnahme- und Geschäftsbedingungen für begleitende Fachausstellungen von Veranstaltungen der VDI Wissensforum GmbH
Anmeldung
Die Anmeldung erfolgt ausschließlich auf diesem Formblatt unter Anerkennung dieser Teilnahmebedingungen. Die vollständig ausgefüllte Anmeldung ist einzusenden an die VDI Wissensforum GmbH, Postfach 10 11 39, D-40002 Düsseldorf oder via e-mail an die Adresse fachausstellungen@vdi.de. Die Anmeldung ist verbindlich unabhängig von der Zulassung. In der Anmeldung ggf. aufgeführte Bedingungen werden nicht berücksichtigt. Besondere Platzwünsche, die nach Möglichkeit berücksichtigt werden, stellen keine Bedingung für eine Beteiligung dar. Ein Konkurrenzausschluss wird nicht zugestanden.
Zulassung
Zugelassen werden Unternehmen und Institutionen, deren Exponate zur Veranschaulichung oder Ergänzung der vorgesehenen Thematik beitragen. Ãœber die Zulassung von Unternehmen, Institutionen und Exponaten, entscheidet die VDI Wissensforum GmbH (VDI WF GmbH). Ein Rechtsanspruch auf Zulassung besteht nicht. Die Zulassung als Aussteller wird schriftlich bestätigt. Sie ist nur für den darin genannten Aussteller gültig. Mit der Ãœbersendung der Anmeldebestätigung ist der Vertrag zwischen dem Aussteller und der VDI WF GmbH geschlossen. Die VDI WF GmbH ist berechtigt, die erteilte Zulassung zu widerrufen, wenn sie aufgrund falscher Voraussetzungen oder Angaben erteilt wurde oder die Zulassungsvoraussetzungen später entfallen.
Platzzuteilung und Platzänderungen
Ist die zugeteilte Fläche aus einem von der VDI WF GmbH nicht verschuldeten Anlass nicht verfügbar, und kann eine andere Fläche zur Verfügung gestellt werden, so hat der Aussteller keinen Anspruch auf Rückerstattung der Teilnahmegebühr.
Zahlungsbedingungen
Sofort nach Erhalt der Rechnung ohne Abzug unter Angabe der in der Anmeldung und Rechnung genannten Kennziffer. Firmen, die nicht aus Ländern kommen, die der Europäischen Union (EU) angehören, müssen den Rechnungsbetrag 3 Wochen vor der Veranstaltung beglichen haben, da ansonstendie Standfläche nicht zur Verfügung gestellt werden kann. In diesem Fall erlischt der Anspruch auf die Standfläche.
Mitaussteller und Gemeinschaftsstände
Es ist nicht gestattet, einen zugewiesenen Stand oder Teile davon gegen Entgelt oder ohne Vergütung an Dritte abzugeben.
Rücktritt und Nichtteilnahme
Bis zur Zulassung (Anmeldebestätigung) ist der Rücktritt von der Anmeldung möglich. Als Rücktrittsgebühr sind EUR 150,- zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer zu entrichten. Nach der Zulassung ist ein Rücktritt oder eine Reduzierung der Standfläche nicht mehr möglich. Verzichtet der Aussteller nach Zulassung darauf, die ihm zugeteilte Standfläche zu belegen, und kann diese Fläche von der VDI WF GmbH nicht anderweitig vermietet werden, so hat der Aussteller 50 % der Teilnahmegebühr zu zahlen. Entscheidet sich der Aussteller 30 Werktage vor dem Veranstaltungstermin zum Rücktritt, ist er zur Zahlung der vollen Teilnahme gebühr verpflichtet.
Aufbau und Gestaltung der Stände
Für den Aufbau und die Gestaltung der begleitenden Fachausstellung sind die Angaben verbindlich, die in den Informationen der jeweiligen Ausstellung der VDI WF GmbH aufgeführt sind. Ca. 4-6 Wochen vor der Veranstaltung erhalten alle Aussteller die Informationen zur Standplatzierung, Standbauhöhen, Aufbauzeiten etc.. Diese Informationen sind Bestandteil des Vertrages. Die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und Verwaltungsvorschriften sind für den Aussteller verbindlich.
Technische Leistungen
Sämtliche technische Installationen müssen mit der VDI WF GmbH abgestimmt werden. Die Herstellung von Installationen durch ausstellereigene Techniker ist nicht zulässig. Bei Zuwiderhandlungen haftet der Aussteller für die verursachten Schäden. Anschlüsse, Maschinen und Geräte, die nicht zugelassen sind oder den einschlägigen Bestimmungen nicht entsprechen, können auf Kosten des Ausstellers entfernt werden.
Auf- und Abbau
Auf- und Abbau der Exponate sowie die Ausstattung und Gestaltung des Standes sind - soweit in den Informationen zur begleitenden Fachausstellung nicht anders angegeben - vom Aussteller auszuführen. Soweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart wird, sind die Exponate bis zu dem im Vertrag genannten Zeitpunkt vom Aussteller auf- bzw. abzubauen und abzutransportieren. Die VDI WF GmbH ist ggf. berechtigt, die Räumung des Standes und Lagerung der Exponate auf Kosten und Gefahr des Ausstellers zu veranlassen. Der vom Aussteller gemietete Stand ist im ursprünglichen Zustand zurückzugeben. PKW Präsentationen erfolgen grundsätzlich ohne Standbau oder andere werbliche Maßnahmen in unmittelbarem Umfeld des Fahrzeuges. Ausnahmen sind nur in Absprache mit der VDI WF GmbH möglich und müssen schriftlich beantragt werden.
Versicherung
Versicherungen gegen Schäden und Diebstahl von Ausstellungsgegenständen sind durch die Aussteller selber abzuschließen.
Firmenwerbung
Die Ausstellungen erfüllen als Ergänzung im Rahmen der VDI-Veranstaltungen einen wissenschaftlichen und belehrenden Zweck. Daher sind nur solche Ausstellungsobjekte und fachlichen Beschreibungen zulässig, die thematisch mit dem Inhalt der Veranstaltung übereinstimmen. Vor diesem Hintergrund behält sich die VDI WF GmbH eine Ablehnung von Ausstellungsstücken oder auch des gesamten Ausstellungsangebotes vor. Vorführungen, die mit einer Lärmbelästigung verbunden sind, können nur in den vortragsfreien Zeiten durchgeführt werden. Es ist den Ausstellern freigestellt, ihren Kunden- und Interessentenkreis zum Besuch der begleitenden Fachausstellung einzuladen. Ggf. wird ein Ausstellerverzeichnis / Katalog herausgegeben, der an die Teilnehmer der Veranstaltung unentgeltlich ausgegeben wird. Ãœber Art und Umfang eines solchen Verzeichnisses, entscheidet die VDI WF GmbH. Die Öffnungszeiten der begleitenden Fachausstellungen sind durchgehend und richten sich nach den Zeiten für den Veranstaltungsablauf.
Besucher
Während der Veranstaltung berechtigt ausschließlich ein durch die VDI WF GmbH ausgestelltes, gültiges Namensschild zum Besuch der begleitenden Fachausstellung. Namensschilder werden nach entsprechender Buchung ausgestellt für alle registrierten Teilnehmer, Referenten, Standbetreuer, Sponsoren sowie akkreditierte Vertreter der Presse. Ausnahmen sind nur in Absprache mit dem VDI WF GmbH möglich und müssen schriftlich beantragt werden.
Mündliche Absprachen
Alle Vereinbarungen, Einzelgenehmigungen und Sonderregelungen, bedürfen der schriftlichen Bestätigung durch die VDI WF GmbH.
Absage einer Veranstaltung Kann die VDI WF GmbH die Ausstellung aufgrund höherer Gewalt oder aus sonstigen Gründen nicht durchführen, so hat sie die Aussteller unverzüglich hiervon zu unterrichten. Grundsätzlich entfällt der Anspruch auf Standmiete, jedoch kann die VDI WF GmbH bei ihr in Auftrag gegebene Arbeiten in Höhe der entstandenen Aufwendungen in Rechnung stellen. Sollte die VDI WF GmbH in der Lage sein, die Veranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, so hat sie die Aussteller hiervon unverzüglich zu unterrichten. Die Aussteller sind berechtigt, innerhalb einer Woche nach Zugang dieser Mitteilung ihre Teilnahme zu dem veränderten Termin abzusagen; in diesem Fall haben sie Anspruch auf Rückerstattung der Standmiete. Muss die VDI WF GmbH eine Veranstaltung verkürzen oder absagen, so hat der Aussteller keinen Anspruch auf Rückzahlung oder Erlass der Standmiete oder Schadenersatz, es sei denn, dass der Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde und die VDI WF GmbH dieses zu vertreten hat. Falls die VDI WF GmbH grobe Fahrlässigkeit zu vertreten hat, wird der Schadenersatz auf die vereinbarte Standmiete begrenzt.
Verjährung
Alle Ansprüche der Aussteller gegen die VDI WF GmbH sind unverzüglich geltend zu machen. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende der Woche, in die der Schlusstag der Veranstaltung fällt. Unabhängig davon verjähren sie innerhalb von 4 Wochen. Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle gegenseitigen Verpflichtungen ist Düsseldorf. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.