Das unterschätzte Wechselrisiko im Projekt

Projektmanagement

Vom Mitarbeiter in der Arbeitnehmerüberlassung zum Mitarbeiter im Dienst- / Werkvertrag

Das Projektgeschäft läuft. Noch nie gab es so viele Projekte, die in den Unternehmen abzuwickeln sind, wie gerade zu der jetzigen Zeit. Angesichts des immer stärker werdenden Fachkräftemangels stellt dieser Umstand aber eine hohe Herausforderung für die Unternehmen dar, diese Projekte noch adäquat abzuwickeln.
Da stellt sich die Frage, ob nicht bei diesen dauerhaften Spitzen das eigene Personal durch Dienstleister ergänzt werden kann. Unternehmen müssen vielfach auf eine zum Teil blitzartig wechselnde Auftragslage und den damit zusammenhängenden Beschäftigungsbedarf reagieren, ohne stets weitreichende Vorhersagen über den zukünftigen Personalbedarf treffen zu können. Zahlreiche Unternehmen arbeiten bereits seit längeren Jahren mit externen Dienstleistern zusammen, und das meist sehr erfolgreich.

Vorteile der Arbeitnehmerüberlassung

Gerade im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung wirkt sich die enge Zusammenarbeit zwischen internen und externen Mitarbeitern in der Regel äußerst positiv auf die erzielten Projektergebnisse aus. Die Kommunikation ist fließend, einen Unterschied zwischen internen und externen Fachkräften gibt es oft nur marginal. Eine Übernahme der Externen findet oft dann statt, wenn das hinzugekommene Know-how im Unternehmen verbleiben soll. Damit gehen aber die Unternehmen weitergehende Verpflichtungen ein. Im Falle einer wirtschaftlichen Rezession fürchten viele Unternehmen diese Situation. Von externen Fachkräften könnte man sich wesentlich schneller loslösen.
Durch die am 01.04.2017 in Kraft getretene Reform des Arbeitnehmerüberlassungs-Gesetzes (AÜG) kamen tiefgreifende Veränderungen auf alle Beteiligten bei Einsätzen von Leiharbeitnehmern, aber auch beim Fremdpersonaleinsatz im Rahmen von Werk- und Dienstverträgen zu. Im Falle einer illegalen, aber auch bei einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung drohen hohe Bußgelder. In der Regel müssen Mitarbeiter, die im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung eingesetzt sind, das Unternehmen nach 18 Monaten für mindestens 3 Monate verlassen, es sei denn Betriebsrat und Unternehmen haben eine weitergehende Vereinbarung erzielt.

Der Dienst- / Werkvertrag

Wenn das Unternehmen nicht auf das Know-how dieses Mitarbeiters verzichten will, muss es ihn fest einstellen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Dienst- / Werkvertrag abzuschließen. In diesem Fall kann der Mitarbeiter, soweit es immer wieder neue Projekte gibt, weiterhin für das Unternehmen tätig sein. Es ist jedoch Vorsicht geboten, eine bestehende Arbeitnehmerüberlassung in einen Werk- oder Dienstvertrag zu überführen. Hier geht es darum, dass derselbe Aufgabeninhalt in einer ähnlichen Konstellation zukünftig nicht in einem Werk- oder Dienstvertrag ausgeführt werden darf. Dieses kann als Umgehung der Arbeitnehmerüberlassung gewertet werden.

Falls ein Wechsel zum Dienst- / Werkvertrag erfolgen soll, sind insbesondere folgende Fragen zu klären:

  1. Ist es möglich, eine  konkrete  Leistungsbeschreibung (selbständig durchführbare Aufgabenbeschreibung) zu definieren? Wenn ja, wie sieht die Leistungsbeschreibung aus (Dienstvertrag)?
  2. Ist es möglich, einen konkreten Werkerfolg (Werkergebnis) zu beschreiben? Wenn ja, wie sieht die Beschreibung aus (Werkvertrag)?

Wesentliche Voraussetzungen für Dienst- und Werkverträge

  • Ein Auftragsbeginn und ein -ende kann definiert werden
  • Die Schnittstellenkommunikation ist eindeutig geregelt (definierter Ansprechpartner auf beiden Seiten)
  • Ist eine Bearbeitung im Kundensystem unabdingbar, müssen vorab schriftliche Nutzungsvereinbarungen dazu erfolgen
  • Leistungsabgrenzungen sowie Abnahmekriterien sind klar zu definieren

Hier lauert aber eine besondere Gefahr: Insbesondere wenn der Dienst-/ Werkvertrag "onsite" auf dem Betriebsgelände des Kunden durchgeführt wird, ergeben sich für die praktische Zusammenarbeit zwischen dem Mitarbeiter des Unternehmens und dem Mitarbeiter des Dienstleisters besondere Verpflichtungen, die aufgrund des vorherigen Arbeitnehmerüberlassungsvertrages eine besondere Erschwernis darstellen, da man ja bisher anderes gewohnt war.

Verbindliche Regeln zwischen den Vertragspartnern

  • Vertragsrelevante Kommunikation darf nur zwischen den schriftlich festgelegten Ansprechpartnern erfolgen. Hierin sind auch Änderungen bezüglich des Leistungsumfangs, Aussagen zu Projektstatus und -fortschritt, Bestellungen und Nachträgen sowie anderer Aspekte, die möglicherweise wirtschaftliche und vertragliche Auswirkungen haben, eingeschlossen
  • Eine Kommunikation, die der laufenden Projektbearbeitung in Hinblick auf Informationsfluss, Qualitätssicherung und Arbeitssicherheit dient,  darf von allen Mitarbeitern beider Seiten im Projekt erfolgen
  • Abnahmen im Werkvertrag finden ausschließlich durch Leitung und Teilnahme des eigenen Ansprechpartners beider Seiten statt. Bei Abnahmen / Teilabnahmen dürfen Mitarbeiter des Kunden sowie des Lieferanten anwesend sein.
  • Beim Kunden dürfen Mitarbeiter des Lieferanten nur an solchen Terminen teilnehmen, die für die Erfüllung des in Auftrag gegebenen Projektumfangs notwendig sind. Eine Teilnahme an privaten Veranstaltungen beim Kunden (Einstand, Geburtstag etc.) ist möglich, sofern diese ausdrücklich als privat deklariert sind.
  • Während des Auftrags dürfen nur jeweils eigene Visitenkarten verwendet werden. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen sind zwischen den Vertragspartnern ausgeschlossen, zudem auch die Aufnahme in eigene Unternehmensorganigramme. Falls dies dennoch erforderlich ist, muss darauf geachtet werden, dass eine klare Kennzeichnung als Externer bzw. als Mitarbeiter des eigenen Unternehmens erfolgt.
  • Lieferanten erhalten grundsätzlich keinen Arbeitsplatz beim Kunden. Sollte ein Arbeitsplatz beim Kunden im Rahmen des Auftrags erforderlich sein, ist darauf zu achten, dass er separat von den Arbeitsplätzen der anderen Mitarbeiter des Auftraggebers eingerichtet oder entsprechend den eigenen internen Vorgaben deutlich gekennzeichnet wird.

Empfehlungen

Aus den vorgenannten Äußerungen ergeben sich dadurch für alle Mitarbeiter  folgende Empfehlungen, insbesondere wenn Dienst- / Werkverträge "onsite" beim Kunden stattfinden:

  • Falls die vorgenannten Regeln im Projekt-Alltag nicht eingehalten und "gelebt" werden, ist umgehend der eigene Ansprechpartner zu informieren.
  • Sollten den Mitarbeitern die vertragsrelevanten, technischen Inhalte nicht bekannt sein, sollten sie sich bei Ihrem Ansprechpartner kundig machen, denn nur so ist eine rechtskonforme Vertragsabwicklung überhaupt möglich.
  • Die Regeln für eine rechtskonforme Vertragsabwicklung sollte zwischen den Mitarbeitern beider Seiten immer wieder neu kommuniziert werden, damit die "gelebte" Praxis im Projekt nicht die vertragliche Basis aushebelt.

Ein Bruch dieser Regeln könnte monetäre Konsequenzen für das eigene Unternehmen haben. Dass gerade bei einer vorher durchgeführten Arbeitnehmerüberlassung diese Gefahr besonders groß ist, dürfte spätestens jetzt deutlich sein.

Autor

Herr Ulrich Freimann ist seit 1999 Geschäftsführer des Management-Trainer und Berater Unternehmens Dr. Konrad Rump und Partner in Düsseldorf. Zuvor war er Gruppenleiter, Abteilungsleiter und schließlich Geschäftsführer eines Softwareunternehmens, das sich auf die Softwareerstellung für verschiedene Dienstleistungsbereiche spezialisiert hat.
In seiner Funktion hat er zahlreiche Projekte durchgeführt und initiiert. Weitere Schwerpunkte seiner jetzigen Tätigkeit sind:  Führung, Teammanagement und Verhandlungstechniken.
Er ist Mitglied in der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM).

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