Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir Dich als:

Office Manager*in (m/w/d)

Das VDI Wissensforum ist ein Unternehmen der VDI Gruppe. Es bietet Ingenieuren und technischen Fach- und Führungskräften mehr als 2.150 Veranstaltungen im Jahr zur beruflichen Weiterbildung. Damit sind wir einer der wichtigsten Partner, wenn es darum geht, Netzwerkplattformen auf Tagungen, Konferenzen und internationalen Kongressen zu schaffen und regelmäßigen Austausch neuester Entwicklungen in allen technischen Disziplinen zu ermöglichen.

    Deine Aufgaben:

    • Vorbereitung, organisatorische Begleitung von internen Workshops und Veranstaltungen
    • Dienstreiseplanung, Buchung und Abrechnung
    • Mitwirkung bei internen Projekten
    • Koordination von Ablaufprozessen
    • Themenrecherche inkl. Zusammenfassung der Ergebnisse
    • Daten- und Dokumentenmanagement
    • Terminkoordination intern und extern
    • Inhaltliche Vor- und Nachbearbeitung von Terminen inkl. Protokollführung
    • Reservierung von Besprechungsräumen inkl. Vor- und Nachbereitung der Räume
    • Veranlassung von Reparaturen, Pflege- und Instandhaltungsarbeiten der Büroflächen

    Wir bieten Dir:

    • Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
    • Ein hochmotiviertes, interdisziplinäres und engagiertes Team mit Duz-Kultur
    • Kreatives Umfeld bei einem der führenden Weiterbildungsanbieter für technische Fach- und Führungskräfte
    • Flexible Arbeitszeiten inkl. Freizeitausgleich und Zeiterfassung
    • Top moderner Arbeitsplatz und digitale Arbeitsumgebung inkl. Surface Notebooks, Surface Hubs, etc. und Möglichkeit zum kollaborativen Arbeiten in unserem Work Place 4.0
    • Gute Verkehrsanbindung (Düsseldorf Flughafen) inkl. vergünstigtes Ticket für den ÖPNV
    • Vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten am Flughafen Düsseldorf, Zugang zum Crew Shop, Rabatte bei ausgewählten Partnern, Corporate Benefits wie Möglichkeit zur Teilnahme an Gymnastik, Gesundheits-Check-Ups, Massagen etc.
    • 2 Jahre Befristung 

    Das bringst du mit:

    • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
    • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder Sekretariat
    • Spaß an administrativen Prozessen
    • Präzise, sorgfältige, mitdenkende und selbstständige Arbeitsweise
    • Ausgeprägtes Organisationstalent und Kommunikationsstark
    • Teamfähigkeit und verlässliche Art
    • Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Spaß am Umgang mit digitalen Tools

    Interessiert?

    Dann bewerbe Dich online unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung:

    Lotte Schnellen

    ​ 0211 6214 - 596

    VDI GmbH
    Rekruitierung
    VDI Platz 1
    40468 Düsseldorf