Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir Dich als:

Sachberarbeiter*in Veranstaltungsorganisation (m/w/d)

Das VDI Wissensforum ist ein Unternehmen der VDI Gruppe. Es bietet Ingenieuren und technischen Fach- und Führungskräften mehr als 2.150 Veranstaltungen im Jahr zur beruflichen Weiterbildung. Damit sind wir einer der wichtigsten Partner, wenn es darum geht, Netzwerkplattformen auf Tagungen, Konferenzen und internationalen Kongressen zu schaffen und regelmäßigen Austausch neuester Entwicklungen in allen technischen Disziplinen zu ermöglichen.

    Deine Aufgaben:

    Ein großes und wachsendes Veranstaltungs-Portfolio erfordert immer wieder neue Ideen – aber auch Organisationstalente! Deswegen suchen wir für unser Veranstaltungsorganisationsteam neue Kolleg*innen, die „richtig Bock“ auf Veranstaltungen haben und sich dem immer weiterwachsenden Markt an Event-Möglichkeiten beweisen wollen. Und da kommst Du ins Spiel:

    • Deine Hauptaufgaben werden die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterschiedlicher Formate sein Wir organisieren Seminare, Konferenzen, Tagungen, Kongresse, Foren und Spezialtage.
    • Du unterstützt unsere Produktmanager*innen in der organisatorischen Planung, sowie der Veranstaltungskoordination bei den oben genannten Formaten.
    • Du triffst Absprachen mit Referierenden und Fachleuten und überwachst die Terminplanung in der Vorbereitungs- und Durchführungsphase.
    • Du erstellst die Veranstaltungsprogramme zum Satztermin sowie die veranstaltungsbegleitenden Unterlagen in enger Absprache mit den Kolleg*innen aus Marketing und Produktmanagement.
    • Du bewertest, buchst und organisierst die Veranstaltungsräumlichkeiten sowie audiovisuellen Medien.
    • Darüber hinaus werden Auswahl, Verhandlung, Beauftragung und Kontrolle von Fremdleistungen (Logistik, Catering, Technik, sowie Vor-Ort-Betreuung fachbegleitender Ausstellungen) große Teile deines dail Business sein!
    • Zum Abschluss unterstützt du bei der Kostenermittlung und -überwachung laufender Projekte und übernimmst nach der Veranstaltung die Rechnungsprüfung.

    Wir bieten Dir:

    • Du arbeitest in einem circa. 25-köpfigen Team mit Veranstaltungsorganisator*innen, die alle eigenverantwortlich und mittels kurzer Entscheidungswege Ihre Veranstaltungen organisieren. Von der Erfahrung unseres Teams kannst du direkt profitieren und wirst in alle Prozesse und Strukturen durch unser Buddy-Programm geführt und eingearbeitet!
    • Unser Arbeitsumgebung ist offen strukturiert und digital gestaltet – Paperless Office und die Clean Desk Policy sorgen bereits seit 2018 für einen modernen Arbeitsplatz und modernste Möglichkeiten.
    • Es besteht die Möglichkeit zum kollaborativen Arbeiten in unserem Work Place 4.0. 
    • Als einer der führenden Veranstalter für Weiterbildungen bieten wir Dir flexible Arbeitszeiten inkl. Freizeitausgleich – jede Überstunde wird auch entsprechend ausgeglichen! Auch 30 Tage Urlaub im Jahr sind gesetzt!
    • Unser Firmensitz liegt direkter am Flughaben – Bus- und Bahn-Anschlüsse sind in alle Richtungen vorhanden! (Düsseldorf Flughafen)
    • Unsere Veranstaltungen sind alles erstklassige B2B-Veranstaltungen – kurzum: Hier werden Wissen vermittelt und Netzwerke erweitert!

    Dein Profil:

    • Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium in der Veranstaltungsbranche und bereits Berufserfahrung gesammelt.
    • Wir kommunizieren viel – sei es in Richtung unserer Kund*innen oder Dienstleisterunternehmen:
       
      • Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten sind daher Voraussetzung, um Veranstaltungen von vorne bis hinten perfekt zu planen!
      • Dazu gehört natürlich ein souveränes Auftreten und Verhandlungsgeschick in Deutsch sowie in Englisch
         
    • Wir fordern Teamspirit in Kombination mit selbstständigem Arbeiten!
    • Wir arbeiten gemeinsam an vielen Prozessen, optimieren Veranstaltungen, wo es geht – setzen dies aber selbstständig bei unseren Veranstaltungen um.
    • Hoher Leistungswille und Reisebereitschaft ist für die Vor-Ort-Betreuung unserer Veranstaltung immens wichtig!
    • Unternehmerisches und betriebswirtschaftliches Denken und Handeln
    • Wir arbeiten viel mit den klassischen MS-Office-Programmen.
    • Wichtig ist uns eine hohe Affinität zu digitalen Veranstaltungstools.

    Interessiert?

    Dann bewerbe Dich online unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung:

    Kerstin Serer

    ​ 0211 6214 - 8615

    VDI GmbH
    Rekruitierung
    VDI Platz 1
    40468 Düsseldorf