Rollen und Erfahrungen von Mitarbeitern

Über Ausstellung & Sponsoring

Vanessa Ulbrich, Projektreferentin Ausstellung & Sponsoring

Vanessa, was sind deine Aufgaben als Projektreferentin Ausstellung und Sponsoring?

Wir organisieren die fachbegleitenden Ausstellungen und das Sponsoring für unsere Tagungen, Konferenzen und Kongresse. Zu meinem Job gehört neben der Recherche geeigneter Aussteller und Sponsoren auch der Vertrieb:
Wir kontaktieren die potenziellen Aussteller und Sponsoren telefonisch und per E-Mail. Nach erfolgreicher Akquise, den ersten Zusagen, beginnen wir dann mit der Organisationsplanung für den Veranstaltungsort. Dabei arbeiten wir abteilungsübergreifend mit unseren Kollegen, z.B. aus dem Produktmanagement und der Veranstaltungsorganisation, zusammen. Ab einer bestimmten Anzahl an Ausstellern sind wir auch selbst mit vor Ort, um uns um die Abläufe zu kümmern und die Aussteller vom Aufbau bis zum Veranstaltungsende zu betreuen.

Was macht dir an deinem Job besonders viel Spaß?

Ich organisiere sehr gerne. Mir gefällt die Abwechslung zwischen der Bürotätigkeit und der Arbeit vor Ort bei Veranstaltungen. An meinem Job gefällt mir, dass man mit vielen Kunden aus verschiedenen Branchen Kontakt hat und man seine Ansprechpartner bei Veranstaltungen auch persönlich kennenlernen darf. Dadurch habe ich mir ein Netzwerk in verschiedenen Themengebieten aufgebaut und kenne viele Ansprechpartner sehr gut.

Welche Fähigkeiten und Interessen sollte man mitbringen, wenn man sich in deinem Bereich bewirbt?

Definitiv sollte man Spaß an der Organisation und Planung haben und eine gewisse Multitasking-Fähigkeit mitbringen! Wir Projektreferenten betreuen nämlich nicht nur eine, sondern bis zu 30 Veranstaltungen in einem Jahr. Teamfähigkeit ist auch eine der Stärken, die man haben sollte. Wir arbeiten sowohl viel mit anderen Bereichen im Unternehmen als auch mit externen Dienstleistern zusammen: z.B. koordinieren wir gemeinsam mit den Veranstaltungsorganisatoren und Konferenzzentren die Veranstaltungsaufplanung und -abläufe. Außerdem briefen wir die Veranstaltungsorganisatoren, wenn wir selbst nicht bei einer Veranstaltung vor Ort sein können. Und natürlich ist es auch wichtig, professionell mit unseren Kunden umzugehen.