Rollen und Erfahrungen von Mitarbeitern

Über Veranstaltungsmanagement

Verena Osowski, Veranstaltungsmanagerin

Mein Name ist Verena Osowski. Ich arbeite seit 2007 für das VDI Wissensforum und bin dort im Bereich Automobil als Veranstaltungsmanagerin angestellt. Der Beruf eines Veranstaltungsmanagers beziehungsweise einer -managerin ist eine Kombination aus Produktmanagement und Veranstaltungsorganisation. Die Veranstaltungsorganisation kümmert sich darum, dass eine Veranstaltung reibungslos läuft, dass vor Ort alles da ist – von der Vorbereitung, dem Catering, den sehr vielen kleinen Details (zum Beispiel dass die Fahnen richtig hängen), der Ankündigung vor Ort (zum Beispiel dass ein möglicher Locationwechsel für eine Abendveranstaltung organisiert ist) bis hin zum Stromanschluss, der an der richtigen Stelle liegen muss. Kurz die gesamte Organisation der Tagung, des Seminars oder des Kongresses. Der zweite Teil meiner Aufgaben ist, wenn auch nicht im vollen Umfang, der eines Produktmanagers. Ich begleite zum Beispiel bestehende Tagungen wie die ELIV. Die ELIV Electronics in Vehicles ist der größte Kongress des VDI Wissensforums, mit einem diesjährigen Teilnehmerrekord von 1600 Personen. Ich bin von Anfang an mit dem Programmausschuss bei den Sitzungen dabei. Ziel der Sitzungen ist, die Themen für den Call for Papers sowie das finale Vortragsprogramm festzulegen.

Die ELIV dieses Jahr ist mein bisheriges berufliches Highlight. Dieses Jahr durfte ich die komplette Organisation übernehmen, die vorher in einer anderen Abteilung lag. Das bedeutet zwar sehr viel Arbeit, macht aber umso mehr Spaß. In meinem Beruf kann ich mit tollen Leuten zusammenarbeiten, sei es aus den Programmausschüssen oder mit Referenten.

Teamarbeit und abteilungsübergreifende Arbeit ist für uns sehr wichtig. Wir arbeiten beispielsweise eng mit unserer Ausstellungsabteilung zusammen. Bei der ELIV sind es über 120 ausstellende Unternehmen, die wir natürlich unterbringen sowie versorgen müssen – vom Standbau bis zur Stromversorgung, da müssen wir uns ganz eng abstimmen. Wir vertrauen einander blind. Und wir sind ein eingespieltes Team – das ist wichtig. Wir sind nicht nur Kollegen, sondern auch freundschaftlich verbunden. Es ist schön zu sehen, dass es nicht nur klappt, sondern man sich aufeinander verlassen kann und wir eine sehr gute Atmosphäre zum Arbeiten haben.

Ich bin etwa 8- bis 10-mal im Jahr auf Konferenzen oder Tagungsreisen unterwegs. Das gefällt mir sehr gut, weil man dann auch mal aus dem Büro herauskommt. Veranstaltungsmanagerin ist also kein 100 %ig Bürojob. Vor Ort sieht man das Ergebnis seiner Arbeit, kann aber auch noch, falls notwendig, Details verändern.

Was mir beim VDI Wissensforum besonders gut gefällt, ist, dass ich meine Ideen und Vorschläge mit einbringen kann. Ich kann immer zu meinem Abteilungsleiter gehen und weiß, dass ich dort auch Gehör finde. Wenn ich sage „Das hier ist meine Idee, können wir das mal so machen oder ausprobieren?“, ist man beim VDI Wissensforum offen dafür. 

In meiner Abteilung beim VDI Wissensforum haben wir regelmäßig Auzubildende. Wir versuchen immer, einen persönlichen Draht aufzubauen und vermitteln zunächst die Grundlagen, zeigen nach und nach, wie unser Beruf funktioniert. Wir nehmen unsere Neulinge gerne mit zu Veranstaltungen, gehen gemeinsam Mittag essen und versuchen die Auszubildenden so schnell wie möglich bei uns ins Team zu integrieren. Um sie oder ihn an all dem, was wir inhaltlich mitgeben können, teilhaben zu lassen.

Mein persönlicher Werdegang im VDI Wissensforum hat vor 7 Jahren in der Veranstaltungsorganisation begonnen: der Organisation von Tagungen, Seminaren und Konferenzen. 2011 habe ich, zusammen mit 4 weiteren Kolleginnen, vom VDI Wissensforum die Möglichkeit einer Weiterbildung zum Veranstaltungsmanager erhalten. Das ist das, was ich heute mache. Für mich war das eine super Sache, mich innerhalb meines Berufes weiterbilden zu können. Das VDI Wissensforum hat die Seminare speziell auf uns zugeschnitten, beispielsweise mit den Themen Kommunikation, Verhandlungsführung und ein bisschen BWL. Damit wir mit Zahlen umgehen können und damit wir wissen, wie wir zum Beispiel in strittigen Situationen, etwa mit unseren Programmausschüssen, gegensteuern und wieder Ruhe in den Projektverlauf hineinbringen können, wenn eine Situation mal eskaliert. All das haben wir gelernt und die Chance erhalten, uns anhand der bestehenden Veranstaltungen, wie zum Beispiel der ELIV, weiterzuentwickeln. Man hat uns das Vertrauen geschenkt. Ich finde meinen Job toll – gerade weil ich so viel Verantwortung tragen kann, weil man mir vertraut und mir die Möglichkeit gibt, verschiedene Dinge auszuprobieren. Veranstaltungsmanager ist etwas für diejenigen, die gerne organisieren. Eine Aufgabe, an der man kontinuierlich wachsen kann. Das macht mir sehr viel Freude.