Mit sieben Tipps an der Zeit drehen

Sie haben wenig Zeit? Dann folgen hier die ersten Tipps wie Sie mehr Zeit gewinnen oder zumindest gut organisiert arbeiten können.

 

 

 

 

 

1.  „You'll never walk alone“

Nehmen Sie immer ein gebundenes Notizbuch in mind. DIN a5 Größe und einen Stift mit.

Auch wenn Sie ansonsten bevorzugt elektronisch arbeiten sollten Sie den Tipp des handschriftlichen Strukturierens einmal versuchen.

Auf diese Weise können Sie Gedanken und Anfragen unterwegs sofort aufschreiben. Außerdem bringen Sie durch das Schreiben mehr Struktur in die ankommenden Anfragen weil ihr Gegenüber bei Mitschriften genauer wird, und außerdem geben Sie damit schnellen Anfragen auf dem Flur die nötige Zeit zur Klärung. Wenn Sie am Schluss noch einmal die Notizen überfliegen und mit eigenen Worten dem Auftraggeber eine Zusammenfassung davon geben, dann sehen Sie sehr schnell welche Fragen und Themen noch unklar sind.

2. Wo geht die Reise hin?

Hinterfragen Sie bei allen einkommenden Anfragen und Aufgaben immer zuerst das Ziel.

Wie bei einer Spezifikation hinterfragen Sie genau die Daten und ermitteln den gewünschten Sollzustand nach Erledigung der Aufgabe. Woran wird der Auftraggeber die Zielerreichung hinterher messen oder welche Messgrößen sind wichtig, ist dann der nächste Punkt. Klären Sie mögliche Schnittstellen und die Rahmenbedingungen direkt bevor Sie die Aufgabe annehmen. Wenn Sie dabei die folgenden Fragen stellen:

Wer soll das Ziel erreichen?
Wie viel soll erreicht werden?
Wie wird die Zielerreichung gemessen?
Was soll erreicht werden?
Wann soll das Ziel erreicht sein?
Wo soll das Ziel erreicht werden?
Warum soll das Ziel erreicht werden?

… dann kann es losgehen.

3.  „Wer schreibt der bleibt“ … bei der Sache

Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich. Betrachten Sie Ihre großen Aufgaben (mehr als vier Stunden) eher als Projekt. Auch dort zerlegen Sie die Aktivitäten in kleinere Aufgabenpakete und schätzen neben der Zeit auch die benötigten Ressourcen ab.

4. Wie viel passt in Ihren Tag?

Die meisten Menschen verplanen mehr Zeit Ihres Tages als aus der eigenen Erfahrung sinnvoll ist. Immer kommt Etwas dazwischen: ein Anruf, ein Rechnerneustart, eine Unkonzentriertheit,… also das „Tagesgeschäft“. Wenn Sie dann sieben Stunden Ihres Tages mit Aufgaben belegt haben schieben Sie immer nur auf und rennen den Terminen hinterher. Nachdem Sie eine Aufgabe analysiert haben und schätzen, wie lange die Erledigung benötigen wird, rechnen dieselbe Zeit für das „Tagesgeschäft“ als Pufferzeit hinzu.

eine Stunde Aufgabenzeit + eine Stunde Tagesgeschäft = in zwei Stunden erst fertig

Diesen Block von zwei Stunden tragen Sie dann – mit einem Stichwort zur Aufgabe – in Ihren Kalender ein. So sehen Sie schnell wann Sie keine Aufgabenblöcke mehr unterbringen können. Natürlich wird es auch Tage geben, an denen Sie kaum Pufferzeiten für Ihr Tagesgeschäft benötigen. Im Mittel wird es aber durch die Tage, an denen Alles drunter und drüber geht, und Sie nur „Feuerwehr spielen“ wieder passen. Wenn Sie mit einer Aufgabe früher fertig sind, dann starten Sie schon mit der Nächsten – Vielleicht ist das eine gute Vorarbeit für den nächsten Tag an dem das Tagesgeschäft stärker ist. Im Mittel muss es wieder passen. Natürlich dauern die Aufgaben jetzt viel länger als sie es einzeln betrachtet eigentlich dürften. Auf diese Weise können Sie schließlich garantieren, in der geschätzten Zeit auch fertig zu werden.

5. Die richtige Reihenfolge durch fünf Minuten Planung am Tag.

Stellen Sie sich vor, Ihr Tag entspräche einem großen Wasserglas in welchem Sie möglichst viel unterbringen wollen. Zuerst legen Sie die großen Steine in das Glas hinein danach schütten sie in die verbleibenden Lücken den Sand. Das Glas ist sinnvoll gefüllt. Wenn Sie hingegen erst den Sand einfüllen, dann werden zwischen den Steinen viele Lücken verbleiben.

Ja, genau. Die Steine symbolisieren ihre großen und wichtigen Aufgaben der Sand ist der ganze „Kleinkram“.

Wenn Sie jetzt noch im Blick haben wieviele Tage (Gläser) mit welchen Großen Aufgaben bis zum Abgabetermin zur Verfügung stehen, dann sehen Sie sehr schnell wo für den „Sand“ noch Mehrarbeit oder Delegation erforderlich wird. Auf diese Art können Sie vorausschauend planen und sorgen dafür, dass ihre großen Aufgaben auf jeden Fall in ihrem Arbeitstag erledigt werden können. Die kleineren Aufgaben werden sich automatisch in die Lücken der großen Aufgaben erfüllen. Sie haben somit nach jeder großen Aufgabe eine abwechslungsreiche, aktive Pause mit kleinen Aufgaben.

6. „Eines nach dem Anderen“ mit der ABC-Analyse“

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren, dann erkennen Sie nicht nur die benötigte Konzentration sondern auch welche Aufgaben „Steine“ sind und welcher „Sand“ dazwischen kommt.

Diese ABC-Analyse ermöglicht eine schnelle Priorisierung der anstehenden Arbeiten, und verhindert, dass die dringenden Aufgaben die wichtigen Aufgaben verdrängen.

Wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind werden häufig aufgeschoben, oder es wird ihnen keine Zeit eingeräumt, weil es so viel „Dringendes“ zu erledigen gibt. Die Nichterledigung bringt im Gegensatz zu den dringenden Aufgaben erst später unangenehme Konsequenzen, so dass diese dann vorerst gerne verdrängt werden. Die Dringlichkeit ermöglicht aber lediglich ein Arbeiten auf Zeitdruck und nach kurzfristigen Terminen.

Die Prioritäten haben also folgende Konsequenzen bei der Anwendung:

A-Prioritäten

Sind sehr dringend und auch sehr wichtig. Hier muss sofort gehandelt werden, weil es sich oft um akute Probleme, kritische Situationen und „Feuerwehreinsätze“ handelt. Diese Dinge sind so wichtig, dass Sie sich selbst darum kümmern müssen und zwar am Besten zu Zeiten in denen Sie sehr konzentriert arbeiten können. Ihre A-Aufgabe legen sie deshalb zu Uhrzeiten in denen wenige Störungen an ihrem Arbeitsplatz auftreten, und wenn Sie leistungsfähig sind. Das Mittagstief kommt hierfür nicht in Frage!

B-Prioritäten

Wenn Aufgaben noch Zeit haben, aber sehr wichtig sind, dann können diese in den nächsten Tagen und Wochen als Kalenderblock eingeplant werden. Jedoch müssen Sie darauf achten, dass Sie diese wichtigen Dinge zu einer Tageszeit in Ihrem Kalender terminieren, zu welcher Sie sehr konzentriert sind und nicht gestört werden. B-Prioritäten werden mit fortschreitender Zeit schließlich zu A-Prioritäten. Wie oft ist bei Ihnen in der Vergangenheit Priorität B zu A geworden? Lag dieser Effekt evtl. an der fehlenden Planung?

C-Prioritäten

C-Aufgaben benötigen wegen der geringeren Wichtigkeit nicht Ihre gesamte Konzentration.

Erledigen Sie diese Tätigkeiten deshalb bevorzugt:

  • kurz vor Feierabend unter „Zeitdruck“.
  • wenn Sie auf einen Anruf oder Termin warten
  • in Phasen in denen Sie dauernd gestört werden.
  • im Mittagstief oder in Konzentrations-Tälern
  • als „aktive“ Pause (Sand) zwischen zwei A oder B Aufgaben

Die C-Prioritäten sind zwar dringend, können jedoch zwischendurch erledigt oder eventuell auch delegiert werden.

P-Prioritäten

Alles was weder dringend noch wichtig ist wird nicht weiter verfolgt und kann in den realen oder gedanklichen Papierkorb.

Wenn Sie dringend operiert werden müssten, welche Aufgaben würden Sie vorher aus Zeitgründen weglassen? Was passiert mit diesen Aufgaben dann?

7. Auch am Arbeitsplatz gilt: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“

Nutzen Sie abends fünf Minuten um den Tag zu reflektieren und den nächsten Tag kurz in den Blick zu nehmen. Auf diese Weise lernen Sie von Tag zu Tag besser das Tagesgeschäft abzuschätzen und können weitere Verbesserungen erkennen und umsetzen.

Autor des Artikels

Marco Mencke unterstützt seit 1997 Unternehmen in unterschiedlichen Branchen als Trainer und Berater. Sein Schwerpnunkt sind schnell zu erlernende und einfach anzuwendende Arbeitstechniken. Von der Problemanalyse über die Problemlösung hin zur Entscheidungsfindung und Moderation dieser Prozesse im Team. Das Projektmanagement bei der Planung der Umsetzung, sowie das Wissensmanagement im Unternehmen und die individuelle Arbeitsorganisation und Zeitplanung bekommen durch seine langjährige Erfahrung als Führungskraft viel Praxisnähe. Als Moderator unterstützt er Unternehmen bei der Dienstleistungs- und Produktentwicklung und moderiert Problemlöserunden und Innovationszirkel.