Schlechte Nachrichten überbringen – wie mach ich das bloß?

Ein Projekt läuft aus dem Ruder, eine Beförderung bleibt aus, das Verhalten eines Mitarbeiters war unangemessen. Weil das Geschäft nicht läuft, müssen Budgets gekürzt oder gar Leute entlassen werden. Wie übermittelt man solche schlechten Nachrichten – möglichst schonend, aber doch klar und souverän? Führungskräfte-Coach Peter Holzer weiß, worauf es dabei ankommt. Ein Interview.

VDI: Herr Holzer, Ingenieure entwickeln gerne neue Dinge. Aber schlechte Nachrichten überbringen – davor würden sich viele am liebsten drücken.

Peter Holzer: Keine schlaue Idee. Aus zwei Gründen. Zum einen sind die heiklen Botschaften oftmals der entscheidende Schlüssel zu Qualität und guten Ergebnissen. Zum anderen brauchen Sie für eine erfolgreiche Karriere ein souveränes Standing. Und das bekommen Sie, wenn Sie auch vor schwierigen Situationen nicht zurückschrecken. Souveränität strahlen Sie aus, wenn Sie in schwierigen Situationen Ruhe, Kraft und Zuversicht spenden.

Schwierige Situationen sorgen dafür, dass man sich innerlich nicht ganz wohl fühlt. Wie gewinnt man denn da erstmal Ruhe, Kraft und Zuversicht für sich selber?

Wenn ich Führungskräfte coache begegne ich immer wieder diesem Wunsch: „Ich möchte mich souveräner fühlen, wenn ich unter Druck gerate.“ Entscheidend ist aber etwas ganz Anderes: nämlich, dass Sie souverän wirken – auch dann, wenn Sie sich innerlich ganz anders fühlen.

Stellen Sie sich vor, Sie halten zum ersten Mal einen Vortrag vor 350 Menschen. Da ist es völlig normal, wenn Sie nervös sind. Doch keiner will hören, dass Sie das zum ersten Mal machen oder vor Nervosität die Nähe zur Toilette schätzen. Das Publikum möchte eine gute Performance sehen. Und Sie als Protagonist müssen abliefern. Ich nenne das „authentische Professionalität“.

Und wie mache ich das?

Zwei Dinge. Erstens, akzeptieren Sie, dass Sie unter Druck merkwürdige Gefühle in sich spüren. Das ist menschlich. Und es ist der Beweis, dass Sie weder Maschine noch Psychopath sind.

Zweitens, konzentrieren Sie sich auf Ihre Körpersprache. Es gibt Stellschrauben, die Sie souverän wirken lassen. Sprechen Sie beispielsweise mit tiefer Stimme. Dadurch wirken Sie auf andere ruhig und kompetent. Und das können Sie trainieren. Ebenso wie den Atem: Wenn Menschen unter Druck geraten, atmen sie häufig in die Brust statt in den Bauch. Dadurch klingt die Stimme gepresst. Halten Sie Ihren Atem also im Bauch, damit Ihre Aussagen bestimmt rüberkommen.

Gibt es noch mehr, was ich beachten sollte?

Achten Sie auf Ihre Redegeschwindigkeiten. Wenn Menschen sich unsicher fühlen, reden sie oft ohne Punkt und Komma. Sprechen Sie also bedacht und machen Sie regelmäßig Pausen. Pausen zeigen: ich fühle mich in der Situation souverän.

Damit das alles nicht zu theoretisch wird, halten Sie nach Vorbildern Ausschau. Welche Menschen verhalten sich für Sie souverän? Schauen Sie sich an, wie sie sich in heiklen Situationen verhalten. Und dann machen Sie das einfach nach.

Was macht Souveränität im Gespräch noch aus?

Ganz wichtig: kommen Sie schnell zum Punkt. Bloß kein Rumgeschwafel. Wenn Sie eine heikle Botschaft absenden, dann sollte Ihr Gesprächspartner schnell verstehen, was Sie meinen. Ähnlich wie bei einem Besuch beim Arzt. Dort möchten Sie als Patient nicht mit Fragezeichen aus dem Gespräch rausgehen. Sie wollen wissen: „Bin ich gesund oder bin ich krank?“ Kritisieren Sie also kurz und verbringen Sie dann lieber mehr Zeit mit der Ursachen-Diagnostik und Lösungssuche.

In der Praxis erlebe ich leider immer wieder, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter entweder im Nebel stehen lassen – oder durch cholerische Ausfälle Mitarbeiter verschrecken. Die Folgen: Der Flurfunk arbeitet auf Höchstleistung und im Unternehmen regieren Fantasie und Angst.

Während ich die heikle Botschaft überbringe: Blickkontakt halten – ja oder nein?

Das kommt darauf an, mit wem Sie sprechen. Ich bin ein Freund von einfachen Modellen, um es nicht unnötig zu verkomplizieren. Deswegen unterscheide ich zwei Szenarien. Sprechen Sie mit einem toughen Typ, der autark durchs Leben geht und Ergebnisse liebt? Dann halten Sie Blickkontakt, wenn Sie mit dem reden. Wie ein Boxer vom Kampf. Denn wenn Sie seinem Blick ausweichen, würde er das als ein Zeichen von Schwäche auffassen.

Wenn Sie dagegen mit einem beziehungs-orientierten Menschen sprechen, würden Sie ihn mit dieser Art der Gesprächsführung wahrscheinlich fix und fertig machen. Denn dann nimmt er die schlechte Nachricht persönlich.

Hier hilft es, wenn Sie Ihre Botschaft visualisieren. Notieren Sie auf einem Block oder einem Flipchart. Sie sagen zum Beispiel: „Schauen Sie mal hier, das Projekt liegt 6 Wochen hinter Plan“ und deuten auf Ihren Block. Ihr Gesprächspartner folgt Ihrem Blick und schaut ebenfalls auf das Papier. So machen Sie das Papier zum Überbringer der schlechten Botschaft. Sie trennen auf diese Weise die Sach- von der Beziehungsebene. Außerdem höre ich immer wieder, dass die heikle Botschaft so auch für den Überbringer leichter wird. 

Die Muster hören sich einfach an. Aber ob ich mich in einer konkreten Situation wirklich an Ihre Tipps erinnern würde …

Verstehen reicht eben nicht. Sie müssen es auch üben. Zu Hause im stillen Kämmerlein, im Auto oder die ersten Versuche in einfacheren Gesprächssituationen. Wir sprechen hier über Verhaltenstraining – das ist Champions League. Und funktioniert nur durch konsequentes Training.

Das klingt ganz schön mühsam.

Genau! Wer souverän sein möchte, kann es gleich sein lassen. Sie müssen es schon wirklich wollen. Denn Souveränität entsteht nicht durch ein paar Tricks oder Techniken. Es nervt mich, dass wir in einem Zeitalter leben, in dem jeder per Fingerschnipps und durch die „7 geheimen Techniken“ sofort Ergebnisse erzielen will. So läuft das nicht. Es ist eine Frage der Haltung. Ein Lebensweg. Wer möchten Sie werden? Wie sehen Sie sich in der Zukunft? Und dann eine Frage von Konsequenz und Disziplin: nämlich kontinuierlich an sich und seinen Verhaltensweisen zu arbeiten.

Informationen zum Autor

Peter Holzer
Redner. Coach. Autor.

Peter Holzers Karriere war bilderbuchhaft – bis zu seiner Tumorerkrankung. Tiefpunkt? Sicher. Aber aufgeben? Niemals! Seit seinem beruflichen Neuanfang ist Holzer einer der gefragtesten Redner und Berater im deutschsprachigen Raum.

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Im Herbst 2017 ist sein Buch „Mut braucht eine Stimme. Wie Sie Ihrem Leben Wirkung geben“ im GABAL-Verlag erschienen. Details und Leseprobe: www.mut-zur-haltung.com