Virtuelle Führung ist keine Zukunftsmusik, sondern unser neuer Arbeitsalltag!

Beitrag von Silke Nevermann, Office Concepts, Hamburg

(10.11.2020)

Wir arbeiten seit vielen Wochen im Homeoffice und meeten und besprechen uns via Zoom, MS Teams oder Webex. Es wird Zeit, darüber nachzudenken, dass unsere virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation anderen Dynamiken unterliegen, als wir sie aus der persönlichen Zusammenarbeit kennen. Wie können wir die entstehende Distanz überwinden?

Die ständige Nutzung verschiedenster virtueller Kollaborationstools prägt unsere momentane Zusammenarbeit und bildet – im besten Fall – eine Brücke zwischen den Teammitgliedern. Diese Brücke ist jedoch nicht besonders breit, denn virtuelle Kommunikation schränkt unsere Sinneswahrnehmung ein.

  • Der direkte Blickkontakt fehlt
  • Stimmungen und Gruppendynamiken lassen sich schwerer erfassen
  • Störungen und Ablenkungen erschweren die Kommunikation
  • Zu kurze Pausen im Dialog bieten keine Reaktionsmöglichkeit

Das Ergebnis: virtuelle Distanz – und in der Folge

  • Kommunikationsprobleme
  • Unsicherheiten
  • Ablenkung („Kamera aus – ich hänge mal die Wäsche auf nebenbei“)
  • Schwindende Motivation 

In einer solchen Atmosphäre virtueller Distanz bleibt viel Platz für Interpretationen und Missverständnisse – es kommt zu Reibungsverlusten und Fehlern, der Teamerfolg gerät ins Wanken.

Während die Leitung virtueller Teams grundsätzlich natürlich dieselben Führungsqualitäten wie die traditionellen Teams erfordert, stellt diese virtuelle Distanz zusätzliche Herausforderungen in der Führung. Eine neue virtuelle Führungsstärke ist gefragt, die diese Distanz überwindet!

Nähe schaffen – auch in Webmeetings

 

Erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit gelingt nur,

wenn sie mit Umsicht und Verständnis geplant,

moderiert und umgesetzt wird.

 

Dafür gibt es hilfreiche Strategien. Zusätzlich zur goldenen 1-5-90 Regel unterstützen die folgenden Tipps die virtuelle Zusammenarbeit im Team:

  • Warm-Up
    Vergessen Sie nicht: Ein virtuelles Meeting bedeutet einen ‚sozialen Kaltstart’ für alle Teilnehmer. Das übliche Zusammenfinden der ersten Minuten im Konferenzraum kann nicht stattfinden. Umso relevanter ist ein kurzes Warm-Up mit Methode, in dem die Teilnehmer im virtuellen Raum zueinander finden.
     
  • Regeln festlegen
    Vereinbaren Sie verbindliche Verhaltensregeln, z.B. durch welche Signale Redebeiträge angezeigt werden (z.B. im Chat) oder auch die – eigentlich selbstverständliche, aber dennoch immer wieder aktuelle – Grundregel zur Vermeidung störender Hintergrundgeräusche: „Bitte außerhalb von Redebeiträgen auf MUTE (Stummschaltung) stellen“.
     
  • Langsam & deutlich sprechen
    Sprechen Sie langsam und verständlich und bedenken Sie dabei die virtuelle Distanz, die die Übertragung des Gesagten technisch, aber auch gedanklich leicht verzögert. Etwas mehr Geduld leistet einen wichtigen Beitrag zum Gesprächsverlauf.
     
  • Bei Fragen etwas mehr Zeit für die Antwort lassen
    Auch hier gilt, unbedingt mehr Zeit und Geduld für die Beantwortung von Fragen einzuräumen. Der schnelle Austausch per Blickkontakt zwischen den Teammitgliedern ist nicht möglich. Jede*r muss ganz für sich den Gedanken finden, die Entscheidung zum Redebeitrag treffen, die Worte vorformulieren und dann das Mikro öffnen … Das erfordert auf der fragenden Seite einen ausgedehnten Augenblick an Geduld. Zählen Sie (bitte!) langsam bis 10, bevor Sie nach einer Frage in eine Gruppe von >10 Teilnehmer*innen zum nächsten Thema übergeben.
     
  • Personen mit Namen ansprechen / Eigene Beiträge mit dem Namen beginnen
    Die oft schon kurz vor einem Redebeitrag via Blickkontakt oder Handzeichen am Konferenztisch nonverbal kommunizierte und akzeptierte Beteiligung zum Thema braucht im virtuellen Umfeld eine deutliche Einleitung. Sprechen Sie die Teilnehmer*innen gezielt mit Namen an und beginnen Sie eigene Redebeiträge auch immer mit Ihrem Namen. Auch wenn wir im Webmeeting mit Kameraübertragung arbeiten: 25 kleine Einzelbilder sind nicht so schnell zu überblicken, und manchmal kann es schwierig sein, die/den Beitragende*n zu finden. 
     
  • Beteiligung der Teilnehmer schon bei der Planung berücksichtigen
    Sie brauchen regelmäßiges Feedback aus dem Team! Schon die 1-5-90 Regel umreißt die Bedeutung regelmäßiger Beteiligung der Teilnehmer*innen z.B. durch Abstimmungen, im Chat oder per virtuellem Handzeichen. Berücksichtigen Sie solche regelmäßigen Feedbackschleifen schon in der Planung ihres Teammeetings. Welche Themen wollen Sie abstimmen lassen? Wo sind Handzeichen für eine Zustimmung erforderlich? Wie (inhaltlich und technisch) bereiten Sie den anstehenden Teamworkshop vor? Nutzen Sie zusätzliche Tools wie Mindmap-Programme oder erfassen Sie die Besprechungsergebnisse via Screensharing direkt am Bildschirm? Bereiten Sie diese Interaktionen gründlich vor, alles andere wirkt leger und gleichgültig.

Unter dem Strich brauchen wir Umsicht und Verständnis für das Thema „virtuelle Distanz“ bei allen Beteiligten im Webmeeting. Geduld, Aufmerksamkeit und Achtsamkeit werden im virtuellen Miteinander immer wichtiger. Wir sind auf einem guten Weg, wenn wir in Zukunft unsere virtuelle Zusammenarbeit unter diesen Aspekten bewusst und aktiv gestalten.

Autor: Silke Nevermann ist ausgebildete Lean Office Master, Digital Transformation Manager und Virtual Collaboration Coach und verfügt über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung als Büroleitung in den Top-Führungsetagen internationaler Konzerne in Deutschland und in der Schweiz. Im Jahr 2015 gründete sie ihr Unternehmen Office Concepts in Hamburg. Mit Office Concepts unterstützt sie Unternehmen jeder Größenordnung, um mit effizienten und modernen Strukturen im Büro mehr Zeit für das eigentliche Geschäft zu gewinnen. Im Mittelpunkt steht dabei die neue, digitale und kollaborative Zusammenarbeit und Kommunikation. Als Expertin für das Arbeiten der Zukunft beschäftigt sie sich intensiv mit den Themen ‚Künstliche Intelligenz im Office-Management’ und den Aspekten erfolgreicher virtueller Zusammenarbeit. Sie nimmt regelmäßig an Expertenrunden teil, moderiert Kongresse und Veranstaltungen und gibt Trainings, Seminare und Impulsvorträge zu allen Themen rund um unser zukünftiges Arbeiten, virtuelle Zusammenarbeit, Effizienz im Büro und modernes Zeitmanagement.