Der Wandel vom Traditionsunternehmen zum Activity-Based-Workplace

Ein Interview mit Timo Taubitz, CEO VDI Wissensforum.

(Düsseldorf)

Herr Taubitz, was genau macht das VDI Wissensforum?

Die VDI Wissensforum GmbH ist einer der führenden deutschen Weiterbildungsanbieter für Ingenieure, technische Fach- und Führungskräfte. Mit fast zwei Millionen Ingenieuren in Deutschland verfügen wir über eine breite Basis für ein unglaubliches Reservoir an technischen Themen. Wir vermitteln Netzwerke und bieten Qualifizierung für Ingenieure und eine Plattform für technisch interessierte Fachleute und Experten. In diesem Jahr stemmen unsere Mitarbeiter mehr als 1.750 Veranstaltungen.

Das VDI Wissensforum versteht sich als starker Partner der digitalen Transformation. Wie stellt es sich als mittelständisches Unternehmen selbst für den Wandel der Digitalisierung auf?

Nun, um unsere Zukunftsfähigkeit zu sichern, müssen wir uns natürlich auch der voranschreitenden Digitalisierung stellen und eine Unternehmenstransformation fördern. Hinzu kommt, dass wir ein stetig wachsendes Unternehmen sind: Mit fast 140 Mitarbeitern im Jahr 2018 hat sich die Zahl der Angestellten seit 2013 nahezu verdoppelt. Allerdings haben wir festgestellt, dass mit der alten Struktur die Grenzen des Wachstums schnell erreicht waren. Um dieses Wachstum zu unterstützen und unseren Mitarbeitern weiterhin gerecht werden zu können, ist das Aufbrechen von Traditionen und das kontinuierliche Hinterfragen vorhandener Strukturen eine Selbstverständlichkeit für uns. Für die Umsetzung wurde ein New Work Konzept von unseren Mitarbeitern erstellt. Wichtige Faktoren für den Ansatz sind Flexibilität am Arbeitsplatz sowie die Weiterentwicklung und Anpassung interner Strukturen.

Was bedeutet New Work für Sie?

Kurz gesagt bedeutet New Work, alle vorhanden Routinen und Strukturen in Frage zu stellen. Eine Neuaufstellung beinhaltet nicht nur einen technischen Wandel, sondern auch einen Wandel in der Führungskultur und der Zusammenarbeit, sowie ein neues Raumkonzept. Als Grundlage müssen zunächst die bestehenden Organisationsstrukturen aufgebrochen und angepasst werden: Mobiles, kollaboratives und agiles Arbeiten prägen die neue Arbeitswelt und erfordern ein neue Denk- und Herangehensweise. Um dies zu ermöglichen, haben unsere Mitarbeiter in Workshops ein revolutionäres Konzept für New Work entwickelt, auch „Wissensforum 4.0“ (WF 4.0) genannt.

Können Sie den Verlauf im Detail beschreiben?

Der Fokus liegt von Anfang an beim gemeinsamen Entwickeln neuer Konzepte. Zunächst wurden alle Mitarbeiter über unser Vorhaben informiert und eingebunden, in großen Teams fanden interaktive Diskussionsrunden statt. Nach der Bildung eines Kernteams aus knapp 20 Personen aus allen Abteilungen haben unsere Mitarbeiter in Workshops diverse Themenbereiche bearbeitet und eine Bedürfnisanalyse erstellt. So wurde das Konzept Schritt für Schritt von ihnen entwickelt. Neben der technischen Optimierung und der Etablierung einer neuen Führungskultur, wurde der Fokus auf ein neues Raumkonzept gerichtet, welches den Mitarbeitern neue Arbeits- und Denkweisen ermöglicht und eine neue Kultur der Zusammenarbeit schafft.

Herr Taubitz, was ist das Besondere am Konzept „Wissensforum 4.0‘“?

Die wertvollste Ressource unseres Unternehmens sind unsere Mitarbeiter. Sie sind die Konstante unseres Erfolgs, die durch das neue Konzept noch mehr Unterstützung vom Unternehmen bekommen soll. Nur gemeinsam können wir den Wandel vom Traditionshaus zum Activity-Based-Workplace realisieren. Der Versuch, eine neue Arbeitsumgebung zu schaffen, bei dem die Ebenen Kommunikation, Konzentration und Kollaboration bedient werden, ist den Mitarbeitern des VDI Wissensforum gelungen: Räume und Tools wurden im Vorfeld 1:1 aus Pappe von Mitarbeitern entworfen, mit allen Kollegen diskutiert und anschließend in die Tat umgesetzt. Der Umzug auf die neue Arbeitsfläche begann sukzessive zu Beginn des Jahres, wo der Betrieb dann etappenweise aufgenommen wurde. Das Ergebnis kann sich sehen lassen.

Was hat sich durch das neue Konzept konkret bei Ihnen im Unternehmen verändert?

Activity-Based-Working beinhaltet neben flachen Hierarchien und einer transparenten Unternehmenskultur auch neue Freiräume für unsere Mitarbeiter – beispielsweise kommunikatives und flexibles Arbeiten. Hierfür haben wir die IT auf den Kopf gestellt: Dank Surface Notebook und funkbasierter Technik können unsere Mitarbeiter mobil Arbeiten und sich auf der neu geschaffenen Fläche frei bewegen. Die Vielfalt der Funktionsräume ermöglicht eine individuelle Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse des Mitarbeiters. Das ist das Besondere am Activity-Based-Working. Wir distanzieren uns bewusst von der fixen Gebundenheit an den Schreibtisch. Starre Raumstrukturen lösen sich auf, eine wechselnde Arbeitsumgebung lässt es zu, dass sich die Anforderungen stärker nach den Tätigkeiten richten: In der hauseigenen Bibliothek ist konzentriertes Arbeiten in Stille möglich, Scrum Räume und Highbenches dienen zur Projektarbeit, das Wohnzimmer, die Küche und gemeinsame Schreibtische ermöglichen offene Kommunikation.

Wie steht es um die Arbeitswelt der Ingenieure in der digitalen Transformation?

Als Wissens-Partner der Ingenieure sind wir selbstverständlich daran interessiert, wie der Wandel in anderen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aussieht beziehungsweise ob es überhaupt einen gibt. Die zentrale Frage, die sich stellt: Wie wollen Ingenieure zukünftig arbeiten und wie können sie weiterhin erfolgreich sein, wenn sich um sie herum alles ändert? Um ein besseres Verständnis für neues Arbeiten zu erlangen, hat unser Konzept „Wissensforum 4.0“ den Grundstein für unsere neue Veranstaltung #nwing gelegt. #nwing ist das New Work Event für Ingenieure, es startet Anfang November in Düsseldorf. In Diskussionsrunden, interaktiven Formaten und Erfahrungsberichten gehen wir diese Fragestellung an. Wir selbst haben diesen Prozess gerade durchlebt und sind sozusagen unser eigenes Best Practice Beispiel geworden. Die neuen Eindrücke, Erfolge und der enorme Input an neuem Wissen haben uns so beeindruckt, dass wir dies an unsere Partner weitergeben, mit ihnen teilen und weiter anreichern wollen. Wir selbst sind heute nicht mehr nur Wissens-Anbieter. So sind wir vor über 60 Jahren einmal gestartet. Insbesondere in den vergangenen zehn Jahren sind wir mehr und mehr zum Netzwerk für Qualifizierung und Fortbildung geworden, zu einem Think-Tank und einem Wissens-Partner der Ingenieure.

Ein Blick hinter die Kulissen: Activity-Based-Workplace im VDI Wissensforum

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