08.10.2021
Was wir von der Teamassistenz lernen können
Checklisten als wertvolle effiziente Arbeitstools
Der Job der Teamassistenz ist gerade in der sich ständig wandelnden New Work ein wichtiger Bestandteil. Komplexe Prozesse müssen verstanden und gebündelt werden, neue Anforderungen kommen dazu. Es wird aber auch vom gesamten Team erwartet, dass sie alles aus dem Ärmel schütteln und die Dinge „im Kopf“ haben. Und das funktioniert meistens auch. Doch was ist, wenn dieser Kopf gerade mit anderen Dingen beschäftigt ist? Was wenn Sie irgendwo gerade nicht greifbar im Homeoffice sind oder in einem Teammeeting gebunden sind.
Wer sich selbst und damit auch andere wirkungsvoll entlasten möchte, nutzt viele kleine „Helferlein“ und schafft damit eine solide Basis als Wissensquelle und letztendlich auch als Prozessoptimierung.
Zu einer guten Selbstorganisation gehört eine solide Basis für gute Planung. Unverzichtbar ist dabei auch das Arbeiten mit Checklisten. Und so banal es auch klingt, gerade in unserer VUKA-Welt ist es wichtig, auf eine stabile Basis an Informationen als Referenzwissen zurückzugreifen.
Checklisten für immer wiederkehrende Aufgaben sind sowohl für neue Aufgaben also auch für zu prüfende Aktionen unglaublich wertvoll. Oft sind wir uns der Wichtigkeit nicht bewusst. Und manchmal verlieren wir wichtige Arbeitszeit durch mehrmaliges Bearbeiten von Arbeitsvorgängen- und -abläufen. Nehmen wir zum Beispiel das Thema Protokollerstellung. Gerade hier gibt es viele Formalitäten und Richtlinien, die zu beachten sind und deren Nichtbeachtung fatale Folgen haben können.
Checklisten: Basis für gute Planung
Auch im Veranstaltungsbereich gibt es viele Checklisten, die den Erfolg einer Veranstaltung stark beeinflussen. Hier geht es darum, die besonders komplexen Zusammenhänge der verschiedenen Planungs- und Durchführungsphasen kontrolliert und strukturiert zu gestalten. Auch die Erstellung einer Qualitätsprüfung im Nachgang ist hilfreich, um bei wiederkehrenden Veranstaltungen (dies können übrigens auch Messepräsenzen sein) von dem Grundgerüst der Planung zu profitieren und Fehler, die ggf. geschehen sind, zukünftig zu vermeiden.
Für Sie, die Sie in einem technischen Arbeitsumfeld arbeiten, gibt es unzählige Möglichkeiten, sowohl bei der Team- als auch Projektassistenz, einen wertvollen Beitrag zu leisten und die Effizienz in Ihrem Umfeld zu erhöhen, enge Terminierungen zu überwachen und durch Nutzung der Erinnerungsfunktionen - sei es in Outlook, OneNote oder Teams zu nutzen und eine wertvolle Zuarbeit zu leisten.
Vielleicht inspiriert Sie dieser kleine Impuls, Ihre eigene Einstellung zu Checklisten zu überdenken. Falls Sie schon eigene Listen benutzen, überlegen Sie doch mal, ob diese auch für Ihre Kolleg/*innen von Nutzen sein können und teilen Sie diese im Intranet. Oder, Sie schauen mal, ob dort schon Listen zur Erfüllung von Aufgaben sind, die gerade bei Ihnen anstehen. Hier kann sich der Dialog mit Gleichgesinnten lohnen, so wie wir es in unseren Präsenz- und Online Seminare machen.
Checklisten erstellen:
Entwickeln Sie Ihre eigenen Checklisten, zum Beispiel für
- Planung von Besprechungen
- Seminar-Organisation
- Projektüberwachung
- Neuprodukt-Einführung
- Reisevorbereitung
Checklisten
Die 5 Stufen zur Erstellung einer Checkliste
1. Wählen Sie eine Arbeit oder Tätigkeit aus
- die sich wiederholt
- die ähnlich erledigt wird
2. Zerlegen Sie den Gesamtablauf in Arbeitsphasen
- Was muss alles genau getan werden?
- Was muss alles beachtet werden?
- Wer muss ggf. gefragt oder kontaktiert werden?
3. Stellen Sie eine logische Reihenfolge zusammen
- Was hängt voneinander ab?
- Welche zeitlichen Bedingungen sind einzuhalten?
- Was baut sachlogisch aufeinander auf?
- Wo werden Zwischenergebnisse gebraucht?
4. Nehmen Sie eine Gruppenbildung vor
- Welche Tätigkeiten wiederholen sich?
- Wo gibt es logische Zwischenstopps?
- Wo werden gleiche Hilfsmittel gebraucht?
5. Überarbeiten Sie Ihre vorläufige Checkliste
- Fehleranalyse
- Kritische Phasen
- Delegationsmöglichkeiten
- Probelauf
- Endkorrektur
- Fertige Checkliste
Checklisten sind wichtige Helfer und dienen nicht nur in der Assistenz der Effizienzsteigerung. Wir benutzen Sie oft unbewusst. Machen Sie diese sichtbar und entlasten Sie sich selbst. Nutzen Sie zukünftig auch zur Reiseplanung, Einarbeitung neuer Mitarbeit/*innen oder auch für Ihre Zeit- und Terminplanung. Wenn Sie kreativ sind, nutzen Sie auch visuelle Darstellungsweisen wie Mindmaps und Vision Boards.
Und gibt es was schöneres als erledigte Punkt auf einer Checkliste abzuhaken?