Zeitmanagement und effiziente Arbeitsorganisation

Die Organisation der eigenen Arbeiten

• Gestaltung des persönlichen Arbeitsumfeldes und Organisation des Schreibtisches
• Qualitätskontrolle der eigenen Arbeit durch die Aufgabenliste
• Umgang mit Störungen im Arbeitsprozess
• Individuelle Tagesplanung an die betrieblichen Gegebenheiten angleichen
• Routinearbeiten sinnvoll in den Tag einbinden und Zeiten für „kreatives Arbeiten“ haben
• Nutzung verschiedener Zeitplanungs-, Ordnungs- und ­Ablagesysteme

Sinnvolle Priorisierung und konsequentes Bearbeiten der
Aufgaben

• Die Alpen-Methode im Zusammenhang mit der Aufgabenliste nutzen
• Bei langfristigen und strategischen Aufgaben/Zielen kontinuierlich am Ball bleiben und Aufgabenpakete planen
• Tages- und Wochenplanung entsprechend der Stör- und ­Leistungskurve vornehmen
• Optimierung der individuellen Planung und Organisation ­entsprechend der schon bisher benutzten Medien und Methoden
• Ziele und Teilziele mit der SMART-Formel realistisch setzen und erreichen
• Die Umsetzung von Visionen in Zielen und Aktionen
• Methoden zur Prioritätenfestlegung:
• Pareto-Prinzip: Die 80:20-Regel
• ABC-Analyse: Unterscheidung nach Dringlichkeit und
  Wichtigkeit
• Mit Hilfe der 4 Entlastungsfragen leichter priorisieren,
  Aufgaben klären und evtl. abwehren können
• Zielkonfliktmatrix zur Abstimmung mit Anderen und zur
  Ermittlung der Rangfolge eigener Ziele
• 10 Möglichkeiten „Nein“ zu sagen

Veränderung und Optimierung des eigenen Arbeitsverhaltens

• Individuelle Stärken und Schwächen erkennen
• Analysieren des eigenen Arbeitsumfeldes und Arbeitsplatzes
• Tipps bei „Aufschieberitis“, „Innerem Schweinehund“, Perfektionismus und Verzettelung – Erkennen und Steuerung des eigenen Verhaltens
• Umgang mit Leistungsschwankungen
• Techniken zur Steigerung der Lesegeschwindigkeit
• Bessere Übersicht durch „Mind Mapping“
• Umgang mit Zeitdruck und kurzfristigen Terminveränderungen
• Vorbeugung von Stress durch Stressbewältigungstechniken: Verbindung von Isometrie und Atemübung
• Selbstkontrolle und ständiger Verbesserungsprozess durch das Anwenden einer Aufgabenroutine
• Förderung der Eigenmotivation durch das Setzen von realistischen Zielen und positiver Erwartung
• Tipps für bewusstes Reflektieren und „ Abschalten können“
• Lebensziele und langfristige Vorhaben einplanen und berücksichtigen

Analyse Ihres eigenen Arbeitsverhaltens

Zusammenarbeit mit Anderen aktiv gestalten

• Prinzipien und Mittel für die Delegation:
• Chancen und Risiken der Delegation
• Was delegiere ich bis wann an wen, und wie steuere ich die Erledigung?
• Delegation in Abhängigkeit vom Reifegrad des „Auftrag­nehmers“
• Delegierte Aufgaben und regelmäßige Kontrolltermine auf einen Blick
• Einfordern von Zwischenberichten und Statusabfragen
• Vermeidung von Redelegation

Checkliste für die Delegation und die Kontrolle delegierter Arbeiten

Besprechungen

• Vor- und Nachteile verschiedener Besprechungsprotokolle
• Unterschiedliche Besprechungsformen bewusst auswählen
• Besprechungen zielorientiert moderieren, lenken und
  protokollieren
• Optimierung des Telefonverhaltens durch Telefoncheckliste und Telefonblöcke
• Eigene und fremde Ziele mit der Zielkonfliktmatrix

Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung von ­Besprechungen