Technische Dokumentation erstellen mit Microsoft Word 2013 (2016)

Einführung in die Funktionsdesign-Methode

• Vorstellung eines Konzeptes, um zukünftig Dokumente konsistent und zielgruppengerecht zu erstellen
• Kennenlernen der sprachwissenschaftlich fundierten Funktionsdesign ®-Methode, um systematisch Vorgaben zu entwickeln und dann mit Word umzusetzen

Die Grundfunktionen standardisierter Texterstellung mit MS Word: Formatvorlagen

• Formatvorlagen als Basis für standardisiertes Arbeiten mit WORD
• Systematische Entwicklung von Formatvorlagen, kein Verwässern durch Direktformatierungen und „Drüber“-Formatieren
• Kennenlernen der Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz, z.B. das Basierungsprinzip und was hinter den automatisch generierten „Pseudo-Formatvorlagen“ steckt

Zwanzig Handbücher mit wenigen Mausklicks komplett umformatieren: Dokumentvorlagen

• Nutzbringendes und systematisches Arbeiten mit Dokumentvorlagen
• Kennenlernen der Mächtigkeit des Dokumentvorlagen-Konzeptes von Word. Nach dem Seminar werden Sie nie wieder „ohne“ arbeiten wollen
• Aufzeigen der Grenzen

Die Übersicht bewahren: Einrichten eines lesefreundlichen Grundlayouts

• Kennenlernen eines soliden Grundlayouts für Betriebsanleitungen und ähnliche Texte, denn ohne ein vernünftiges Layout findet das Dokument keine Akzeptanz bei den Lesern
• Schritt für Schritt üben, wie man dieses Layout mit Word einrichtet und an die firmenspezifischen Anforderungen anpasst
• Qualitätssicherung und Abnahme der Dokumentation Kleine Hilfen am Rande: formatvorlagenbasierte Marginalien

Kleine Hilfen am Rande: formatvorlagenbasierte Marginalien

• Dokumente gut strukturieren und übersichtlich gestalten; ein rascher Zugriff auf die gesuchte Information ist entscheidend
• Einsatz von „Marginalien“, d.h. Anbieten von Stichworten oder Symbolen am Seitenrand
• Nutzung des systematischen Einsatzes von Formatvorlagen Zur besseren Orientierung: die automatische Kopfzeile

Zur besseren Orientierung: die automatische Kopfzeile

• Arbeiten mit Feldfunktionen, um Überschriften in die Kopfzeile zu referenzieren
• In diesem Zusammenhang wird auch das Sumpfgebiet der Überschriftennummerierung „durchwatet“. Mit der Bereitschaft, auch an Lösungen zu glauben, für die es keine ausreichende Begründung gibt, werden Sie in Zukunft mit der Gliederungsnummerierung keine Probleme mehr haben

Das Inhaltsverzeichnis in Sekundenschnelle – aber vorher einmal sinnvoll gestalten

• Wie man aus dem voreingestellten Formatierungsunfug der Microsoft-Entwickler ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis erstellt
• Lernen der Schritte, damit das Inhaltsverzeichnis so übersichtlich aussieht, dass es zur Informationssuche taugt Ein Bild sagt mehr als tausend Worte? Aber nur wenn‘s aktuell ist: referenzierte Bilder

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte? Aber nur wenn‘s aktuell ist: referenzierte Bilder

• Bilder und Grafiken können in Word ein echtes Ärgernis sein. Gibt man die Datei an einen Kollegen weiter, sind sie plötzlich verschwunden, will man sie in Tabellen einfügen, blasen sie die Zellengröße auf und mit der Beschriftung klappt es auch nicht immer
• Im Seminar lernen Sie saubere Wege kennen, die direkt zum Ziel führen

Tabellen: Formatvorlagen „revisited“

• Eine Tabelle erstellen kann jeder. Aber wie sehen die denn aus?! Und wäre es nicht schön, wenn man sie systematisch ändern könnte?
• Informationen übersichtlich gegliedert darstellen durch Einüben der Einstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten (inkl. zweier „Sahnehäubchen“)

Deluxe-Anpassung: Word hauteng – so wie Sie es für die rasche Texterfassung und -gestaltung brauchen

• Lernen Sie, Word so anzupassen, dass es exakt auf die beabsichtigten Tätigkeiten zugeschnitten ist
• Unnötige Menüpunkte verschwinden lassen und die benötigten Befehle so zusammenstellen, wie es für Ihre Arbeitsweise am besten ist
• Anpassung von Autotexten, mit denen Sie die Früchte Ihrer Standardisierungsmühen ernten. Selbst die Teilnehmer, die diese Word-Funktionalität schon kennen, werden Augen machen

Große Dokumente: hunderte, ja tausende Seiten mit Word erstellen

• Ein tausendseitiges Dokument mit Word erstellt? Das glaubt Ihnen keiner. Das geht ja gar nicht! – Lassen Sie sich überraschen!
• Es gibt ein paar kleine Einschränkungen, aber mit ein paar legalen Tricks kommen Sie sicher ans Ziel. So viel sei schon verraten: Mit der unsäglichen Zentral-Filial-Dokument-Funktion hat unsere Lösung nichts gemein

Wunschkonzert

• Sie haben die Möglichkeit, ihre spezifischen Anforderungen einzubringen