Hybrides Arbeiten braucht Leitplanken

Die hybride Arbeitswelt ist gekommen, um zu bleiben. Ort und Zeit des Arbeitens flexibler gestalten, zwischen Büro und Homeoffice wechseln, Teams neu organisieren: Was zu Beginn der Corona-Pandemie in vielen Unternehmen als eiliges Provisorium entstanden ist, hat sich zu einem Dauerzustand entwickelt – mit Vorteilen sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Arbeitgeber. Nun gilt es, die neue Normalität des Zusammenarbeitens in klare Strukturen zu fassen und Regeln der zukünftigen Kollaboration zu definieren.
 

Mitarbeitende schätzen das Plus an Flexibilität

Keine Frage, der Wunsch nach mehr Flexibilität in der Gestaltung der Arbeitsabläufe ist schon vor 2020 stetig gewachsen. Die Krise wirkt wie ein zusätzlicher Katalysator, der manche Entscheidungen erheblich vereinfachte und beschleunigte. In zahlreichen Unternehmen ist etwa die Option des Remote-Working inzwischen nicht mehr wegzudenken – auch wenn es in Deutschland wie in vielen anderen europäischen Ländern weiterhin keinen Rechtsanspruch auf das Homeoffice gibt. Gleichwohl befindet sich der klassische Nine-to-five-Job mit festen täglichen Anwesenheitszeiten klar auf dem Rückzug. Die Mitarbeitenden freut es: In einer Umfrage des Hamburger Marktforschungsinstituts Appinio beispielsweise gaben gut drei Viertel der Befragten (77 Prozent) an, dass sich ihre Flexibilität im Alltag durch das Homeoffice verbessert habe.
 

Das Beste aus zwei Welten

Ebenso bekennt sich eine Vielzahl der Unternehmen zum hybriden Arbeiten: 86 Prozent der Unternehmen, bei denen mobiles Arbeiten grundsätzlich möglich ist, will das in Zukunft weiter praktizieren oder sogar noch ausbauen. Zu diesem Ergebnis kommt der Digitalrat der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) nach einer Befragung, über welche „Welt“ berichtet: „Das neue Normal wird ein Mix beider Welten sein – mit neuen Herausforderungen“, heißt es in der Erhebung aus dem August 2022. Denn ganz klar: Die technischen Voraussetzungen mit Notebooks, VPN-Zugängen und Onlinemeetings zu schaffen, ist nur das eine – auf der anderen Seite braucht es auch klare Strukturen und Konzepte, um die Kommunikation und das Miteinander in den Abteilungs- und Projektteams weiter zu pflegen.
 

Zu individuellen, hybriden Konzepten gelangen

Betriebsvereinbarungen schaffen den organisatorischen Rahmen dafür, was etwa die Pflicht- und Mindestpräsenz am Arbeitsplatz angeht. Unternehmen haben dabei insbesondere diese Fragen zu klären:

• Wie viel Präsenz ist erforderlich, um interne Abläufe, Qualitätsanforderungen und Co. sicherzustellen?
• Passen die Remote-Working-Konzepte abteilungsübergreifend oder braucht es spezifische Lösungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche?
• Wie lässt sich die Präsenzzeit als Quality Time in Zukunft gezielter für gemeinsames Erarbeiten, Kommunizieren oder Lernen nutzen?
• Wie bleiben auch auf Distanz die Vernetzung und die Identifikation mit dem Team sowie dem Unternehmen sichergestellt?
• Welche Instrumente der internen Kommunikation sind dazu notwendig und sollten ausgebaut werden?
• Welche Kennziffern taugen in Zukunft, um Leistung zu bemessen? Welche Faktoren spielen dabei statt oder zusätzlich zur Anwesenheit und Arbeitszeit eine Rolle? Taugen dafür Methodiken wie OKR („Objectives und Key Results“) statt Jahres-Zielvereinbarungen?
   

Hybrides Arbeiten: Tipps für die Umsetzung im Unternehmen

• 2 bis 3 frei wählbare Homeoffice-Tage pro Woche sind in den meisten Unternehmen organisatorisch gut darstellbar. Bezüglich der Präsenz im Büro bietet es sich pragmatisch an, dass sich die Mitarbeitenden untereinander absprechen.
• Zusätzlich hat es sich bewährt, regelmäßige Tage festzulegen, an denen alle Teammitglieder anwesend sind, um einen guten Informationsaustausch zu pflegen und die Identifikation mit den gemeinsamen Aufgaben und Zielen zu erhalten.
• Das Bearbeiten von Fachthemen, auch gemeinsam lässt sich sehr gut virtuell darstellen. Persönliche Präsenz empfiehlt sich insbesondere dann, wenn es um Brainstormings, Vertrauensaufbau und Netzwerken geht.
• Das zeigt, wie sich auch die Bedeutung und Funktion von Büros in der hybriden Arbeitswelt verändert. Sie werden stärker zum Ort für Teamwork, Begegnung, gemeinsames Arbeiten und Lernen.
   

Weniger pendeln – mehr Freiräume

Durchdacht und mit klaren Konzepten unterlegt, kann die neue Flexibilität des hybriden Arbeitens Vorteile für alle bringen. Aufseiten der Mitarbeitenden wird zumeist die verbesserte Work-Life-Balance mit mehr Freiräumen für das Familienleben genannt. Gleichzeitig signalisiert der Arbeitgeber damit Vertrauen und Wertschätzung. Für Unternehmen könnten sich aus eingesparten Arbeitswegen gänzlich neue Aspekte eröffnen: So spricht die BDA-Auswertung davon, dass aufgrund des verringerten Zeitaufwands beim Pendeln womöglich manche Teilzeitkraft dafür zu begeistern wäre, ihre wöchentliche Arbeitszeit zu erhöhen. Der Zeitgewinn könnte sich also als wirksamer Hebel gegen den Fachkräftemangel erweisen. Gleichzeitig könnte es Unternehmen (nicht nur) im ländlichen Raum somit leichter fallen, Fachkräfte aus entfernteren Regionen zu gewinnen, wenn diese dank Remote-Working nicht zwangsläufig umziehen müssten.
 

Distanz und Präsenz: Auf die richtige Mischung kommt es an

Mitarbeitende komplett ohne örtliche Präsenz am Arbeitsplatz? Das dürfte für viele Chefs derzeit noch schwer vorstellbar sein. Zu groß sind die Bedenken, dass persönliches Miteinander, Ideenaustausch und informelle Kommunikation im Team auf der Strecke bleiben. Bewusst ist daher vom „hybriden Arbeiten“ die Rede – mal remote, mal in Präsenz. Ganz ohne Miteinander geht es doch nicht. „Durch das Homeoffice ist ein hohes Maß an Vitalität in unserer Konzernzentrale verloren gegangen“, wird etwa Telekom-Chef Timotheus Höttges in der „Augsburger Allgemeinen“ zitiert. Er wünscht sich die Mitarbeitenden zurück ins Büro und verweist darauf, wie wichtig der persönliche Austausch für den gemeinsamen Erfolg ist. Es müssen ja nicht gleich fünf Tage die Woche sein. Schließlich bietet das hybride Arbeiten alle Möglichkeiten, den individuell am besten passenden Rhythmus zu finden!