Die Zukunft der Technischen Dokumentation beginnt jetzt

KI verändert nicht nur die Technische Dokumentation, sie wirkt sich auf das gesamte Industrieunternehmen aus. Schon die Einführung eines Redaktionssystems hat weitreichende Folgen für das gesamte Unternehmen. Um KI jedoch gewinnbringend zu nutzen, werden Tools, Prozesse und Rollen noch entscheidender sein. Doch Achtung: Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben den Sprung von dokumentenbasierten Workflows zu modularem Content Management noch immer nicht gewagt.
 

Chancen erkennen und wissen, worauf es ankommt

KI verspricht mehr Tempo, mehr Skalierbarkeit und weniger Routinetätigkeiten für Technische Redakteurinnen und Redakteure. Doch der Einsatz lohnt sich nur, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. KI funktioniert nicht als Einzellösung. Tools, Prozesse und Rollen müssen unternehmensweit definiert und einheitlich eingeführt werden, damit alle im Team effizient, sicher und nachvollziehbar arbeiten können. Hier spielen Component-Content-Management-Systeme (CCMS) die zentrale Rolle. 
 

Der bisherige Nutzen von CCMS

CCMS bedeutet: Modularisierung und systematische Wiederverwendung senken langfristig die Kosten. Einmal strukturiert erfasste Module können beliebig oft wiederverwendet werden. Sie können zielgerichtet aktualisiert und konsistent in verschiedene Ausgabeformate überführt werden. Redaktionssysteme haben sich wegen und nicht trotz ihrer strukturellen Komplexität durchgesetzt.
 

Qualität braucht Kontrolle

KI generiert Inhalte, aber noch keine fachliche Präzision. Ohne menschliche Prüfung bleiben technische und inhaltliche Korrektheit auf der Strecke. Und viele KI-Tools sind cloudbasiert und damit sensibel, wenn es um vertrauliche Daten geht. Unternehmen müssen genau prüfen, welche Lösungen zu ihren Anforderungen passen. Die KI-Landschaft wächst rasant, aber ohne Strategie wird aus Vielfalt schnell Chaos. Wer wahllos Tools einführt, riskiert Insellösungen statt Effizienz. Das galt auch schon immer für die Einführung von Redaktionssystemen.
 

Ohne Plan kein Fortschritt

Klare Ziele, Rollen und Prozesse sind der Schlüssel für wirksame KI-Unterstützung.

KI macht modulares Content Management sicher nicht überflüssig, eher verstärkt sie dessen Wertschöpfung. Die neue Arbeitsweise erfordert ein Umdenken und folgende Kernaufgaben:

• Redaktionsleitfaden für KI-Assistenten erstellen und stetig optimieren.
• Prozesse begleiten und sicherstellen, dass die KI alle notwendigen Inhalte erhält.
• KI-Ergebnisse kontinuierlich prüfen und korrigieren.
• Systeme stetig optimieren und mit dem Unternehmensumfeld abstimmen.
   

Qualitätssicherung als zentrale Aufgabe

Mit KI werden die Redaktionssysteme zu ihrer Infrastruktur und die Technischen Redakteure und Redakteurinnen werden zu Prozess-Lotsen. Und innerhalb dieser Prozesse wird zumindest mittelfristig die Qualitätssicherung eine zentrale Aufgabe sein. Bei aller Euphorie bleibt festzuhalten: Nur qualifizierte Fachleute können beurteilen, wann ein Text verständlich ist, ob er normgerecht formuliert wurde und wie der gesamte Prozess stimmig gestaltet wird. Faktoren wie adressatengerechte Sprache, korrekte Terminologie, Sicherheitshinweise und Normenkonformität müssen nach wie vor von Fachleuten geprüft werden. Vor allem bei komplexen Dokumentationen darf die inhaltliche Verantwortung nicht komplett an Maschinen abgegeben werden. Noch ist die KI ein unterstützendes Werkzeug.
 

In der KI sind Prompts entscheidend 

Prompting ist das Formulieren von Eingabeaufforderungen (Prompts), um das Verhalten von KI zu steuern. Durch klare Anweisungen wird versucht, spezifische und qualitativ hochwertige Antworten zu erzielen, beispielsweise beim Erstellen oder Zusammenfassen von Texten. Prompts sollten so einfach und klar wie möglich formuliert werden sowie präzise und konkret sein. Qualität und Klarheit eines Prompts sind entscheidend für die Genauigkeit und Relevanz der Ausgabe, die eine KI liefert. In der Interaktion und Steuerung von KI-Systemen ist die Fähigkeit, gut formulierte und kontextsensitive Prompts zu erstellen, von großem Wert. 
 

Nutzererwartungen nicht unterschätzen

Wir sollten nicht unterschätzen, wie sehr Nutzererwartungen die Entwicklung von Technischer Dokumentation forcieren. Schon heute werden Dokumentationen in immer kürzeren Abständen aktualisiert, „lernende“ Chatbots treten als Hilfesysteme in Erscheinung und interaktive Online-Dokumentation löst das herkömmliche PDF ab. Technische Redakteurinnen und Redakteure werden zukünftig noch mehr zu Content-Strateginnen und -Strategen, die die gesamte Informationskette im Blick haben müssen.
 

Was sind die Konsequenzen?

Wir stehen vor einem Paradigmenwechsel, der Technische Redakteure und Redakteurinnen nicht ersetzt – mittelfristig noch nicht. Langfristige Voraussagen sind hier nur mit „einem Blick in die Glaskugel“ möglich. Dies wird jedoch nicht notwendig sein, um die folgende Vorhersage zu treffen: Technische Redaktionen, die sich bisher nicht mit Datenbanken, Terminologiemanagement oder Scripting auseinandergesetzt haben, werden langfristig an ihre Grenzen stoßen.

KI hat das Potenzial, die Arbeit von Technischen Redakteuren und Redakteurinnen zu transformieren. KI wird immer mehr zu einem Bestandteil unserer täglichen Arbeitsroutine, und sie wird zunehmend genutzt werden, um Arbeitsprozesse zu optimieren. 
 

Wer schreibt, der bleibt

Funktionale technische Zusammenhänge in Richtung eines Handlungsziels und unter Berücksichtigung der Verständnisfähigkeit der jeweiligen Anwendergruppen zu beschreiben, verlangt mehr als das durchschnittliche Schulwissen. Um mehr Kompetenz zu erlangen, ist die Erweiterung der Wissensbasis durch Teilnahme an entsprechenden Fortbildungen dringend geboten. Verständliche, klare und einfache Texte mit KI zu generieren, erfordert Technische Redakteure und Redakteurinnen, die Ergebnisse der KI beurteilen können − weil sie schreiben können.