In sechs Schritten zum Delegationserfolg
Jeder Mensch kann nur eine begrenzte Menge an Aufgaben bewältigen – unabhängig davon, wie engagiert er oder sie arbeitet. Mehr Freiraum für Führungskräfte entsteht erst, wenn Pflichten und Verantwortung sinnvoll verteilt werden. So gelingt Delegation richtig.
Delegieren ist die Kunst, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere abzugeben. Das ist selbst in Kleinunternehmen möglich, denn es müssen nicht alle Aufgaben im Betrieb gehalten werden. Büroarbeiten lassen sich beispielsweise auch an externe Dienstleister vergeben.
Dadurch bekommen Führungskräfte mehr Freiraum. Den können sie für Aufgaben nutzen, die außer ihnen tatsächlich niemand erledigen kann. Sie dürfen sich aber auch mal Pausen gönnen. Wenn sie zudem wichtige Aufgaben an ihren Mitarbeitenden übertragen, zeigt das, dass sie ihnen zutrauen, selbstständig Lösungen zu finden.
Delegieren in sechs Schritten
Um die Mitarbeitenden dabei nicht zu überfordern, sollten Führungskräfte in konkreten Schritten vorgehen: Zu Beginn können sie einfache Aufgaben delegieren, wie beispielsweise eine Inventurliste erstellen. So kann der oder die Mitarbeitende Selbstvertrauen aufbauen. Wenn dies gut funktioniert, dann können sie eine etwas schwierigere Aufgabe übertragen, für die der oder die Mitarbeitende dann auch die Verantwortung trägt und zuständig ist. Erst in einem dritten Schritt bekommt die Person die Verantwortung für ein ganzes Projekt.
1. Warum diese Person?
Zuerst sollten Sie sich als Führungskraft fragen: Ist die Aufgabe wirklich eine Leitungsaufgabe? Wenn nicht: Wer kann sie am besten ausführen? Die Mitarbeitendenauswahl ist der schwierigste Teil des Delegierens. Die Erfahrung zeigt jedoch, wer welche Aufgaben am besten erledigen kann.
2. Was ist die Aufgabe?
Im Vieraugengespräch sorgen Sie dafür, dass der oder die Mitarbeitende genau versteht, was erwartet wird, also was wie gemacht werden soll und warum. Es sollten klare, messbare Ergebnisse vorgegeben werden, zu denen sich die Person Notizen macht.
3. Bis wann?
Halten Sie schriftlich fest, was bis wann zu erledigt ist. Dafür muss vorab schon klar sein, wie viel Zeit die Aufgabe in etwa in Anspruch nehmen wird. Die Fristen sollten realistisch, aber nicht zu großzügig sein.
4. Was benötigt der oder die Mitarbeitende?
Sorgen Sie dafür, dass die Person Zugang zu allen Mitteln hat, die zur Bewältigung der Aufgabe gebraucht werden. Informieren Sie alle Beteiligten, also Kolleg*innen, Kund*innen oder Geschäftspartner*innen, dass der oder die Mitarbeitende für diese Aufgabe zuständig ist und die dafür nötige Verfügungsgewalt hat. Stellen Sie außerdem die erforderlichen Kontakte bereit.
5. Komplette Übergabe
Wenn die Aufgabe einmal übergeben ist, ist die Aufgabe auch tatsächlich übergeben. Mischen Sie sich nicht ein, arbeiten Sie nicht nach, holen Sie die Aufgabe nicht wieder zurück. Bittet die Person um Hilfe, machen Sie Vorschläge, was er oder sie versuchen könnte – aber erledigen Sie es nicht stellvertretend. Nur so kann die Person ich weiterentwickeln.
6. Fortschrittsberichte
Lassen Sie sich zu fest vereinbarten Terminen berichten, wo die Person mit der Aufgabe steht. Das hält Sie informiert – und hilft gleichzeitig, die Aufgabe gut zu strukturieren.
